CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS (1)

PUNTO N° 1

CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS

• LA CLASIFICACIÓN.

• LA ORDENACIÓN.

• ALFABÉTICA. Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (expedientes laborales, expedientes académicos) orden abierto, es ideal para archivos de gestión pequeños. 

• ALFABÉTICA ONOMÁSTICA. Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abierto por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo; historias laborales, historias clínicas. es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita su consulta.

• ALFABÉTICA GEOGRÁFICA. Es la organización de los documentos o tarjetas de los clientes teniendo en cuenta su localización, país, estado, territorio, direcciones, etc. 

• ALFABÉTICA DE ORGANISMOS. Se ordena la documentación por orden alfabético de los nombres de instituciones, centros, organismos u oficinas. 

• ALFABÉTICA DE MATERIAS. se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo, estadísticas, informes, informes de gestión, ordenes de pago, etc. Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido.

• LA DESCRIPCIÓN.

• La descripción documental es la fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

• La descripción archivistica es la representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, localizar la documentación y explicar su contenido y contexto de su producción.

• http://es.slideshare.net/sergioaus/descripcin-archivstica

• https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/clasificacion-y-ordenacion-de-los-documentos/

La clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas  y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. 

El proceso de la clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de los archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

Como proceso archivistico la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes como características comunes, teniendo como base la estructura orgánico - funcional de las instituciones y los tramites administrativos que adelanten las dependencias.  

Los archivos se clasifican en 3 grupos según sea su uso.

1. PERMANENTES O MAESTROS.

Estos contienen información que varia poco, en algunos casos es necesario actualizarlos periódicamente.

2. MAESTROS.

Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de 3 tipos: Altas, bajar y modificaciones.

3. DE MANIOBRA O TRABAJO.

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de ejecución de un programa. Su utilización es como auxiliares de los anteriores.

Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionado unos con otros de acuerdo a una unidad - orden establecida de antemano. los principios archivisticos de ordenación se refieren en primer lugar, al arreglo de grupos o series de documentos en relación unos con otros; y, en segundo lugar, a la ordenación de las piezas individuales  que hay dentro de los grupos o series.

La operación archivista realizada entro del proceso de organización, consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales, cronológicas y/o alfabéticas.

Sistema de ordenación.

Es el proceso de análisis de los documentos de archivos, para facilitar su localización y consulta. 

Tomado de:

Realizado por:

Jessica Tatiana Rojas Parra