ORDENACIÓN DOCUMENTAL (5)

Ordenación documental es un conjunto de sistemas creados con el objetivo de manejar ordenadamente y fácilmente de identificar la clasificación del archivo de una organización o entes de determinadas cualidades. Esto relaciona toda la información que pasa en manos de las empresas y también por políticas empresariales, se anexan datos tributarios que defienden participaciones de las compañías. 
Para entender en breve esto, es un sistema que administra el archivo general de una compañía o ente económico no únicamente público sino también privados y de economía mixta.

El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores, en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones públicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenación documental más de acuerdo con las características propias de las series documentales.

La ordenación documental, mantiene una relación constante y directa con el proceso de clasificación que antecede con el proceso de descripción que le precede.

El tema se aborda a través de un capítulo importante "Los Procesos de Organización Documental" que permite ubicar al lector en su propia realidad, la utilización de términos para las diferentes labores de la organización archivistica guiada por la costumbre, para concluir mostrando los límites de cada uno de los procesos archivisticos y por ende el punto de partida de la Organización.

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

Los procesos son tres e influyen en todas las áreas del archivo de un ente:

Organización: es el proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Clasificación: Actividad archivística que consiste en selección por categorías o grupos que identifican la estructura dinámica y de importancia en el conjunto de archivos. Es el primer paso del proceso de organización

Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande y finaliza determinando las más pequeñas. Esta no determina como deben arreglarse los documentos dentro de cada agrupación documental, únicamente dice cual es cada grupo y dice a qué grupo pertenece cada archivo.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.

Ésta comienza después que finaliza el proceso de clasificación, aplica este proceso a los grupos clasificados y puede estar desordenado internamente pero se pueden identificar claramente.

PROCESO DE ORDENACIÓN.

Es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa.

Principio de Orden Original.

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares. De todas maneras, los documentos se producen uno después de otro.

Los archivos se construyen durante el transcurso de la vida en las empresas o personas y el tiempo es prudencial y comprensible, también hay que buscar recurrentemente las fuentes y de ciertos archivos se producen otros o no.

Principio de la Prudencia.

Permite identificar los emisores de documentos y con qué objetivo lo hace, del principio del orden original se siguen unos pasos para la creación para la creación de documentos y dice con cual comienza y con qué documento se finaliza.

Los Manuales de Procedimientos: Es una herramienta que describe en pasos correctamente la manera de realizar dicha labor. Este transforma la labor y se hace más eficiente; el proceso de ordenación es un manual de procedimientos que guían para tener un mejor orden en los documentos.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Por políticas empresariales, se toman diferentes formas el sistema de operación en una empresa o de personas con archivos personales amplios: son tres: numéricos, alfabéticos y mixtos (alfanuméricos).

Numéricos.

Ordinal: Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

Cronológico: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2002, 02, 28

2002, 03, 01

2002, 03, 02

2002, 03, 03

Alfabéticos.

Onomástico: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos  grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrés

CASCANTE PEREZ, José

CHAPARRO MEJIA, María

ECHEVERRI ARANGO, Pedro

LOPEZ GOMEZ, Javier

MARTINEZ, José

VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

Toponímico (o alfabético-geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.

Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las

Gobernaciones.

Amazonas

Arauca

Boyacá

Cauca

Cesar

Guajira

Putumayo

Valle del Cauca.

Temático:Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:

Estadísticas

Informes

Informes a organismos de control

Informes de gestión

Informes estadísticos

Órdenes de Pago

Ordenación mixta.

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

2001 MONROY LOPEZ, Susana

2001 TORRES GODOY, Guillermo

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de alumnos.

12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto

24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan

24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario

41234098 LARA ROA, Flor Alba

Ordinal Cronológico: Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así:

0001 2002, 01, 31

0002 2002, 01, 31

0003 2002, 02, 02

0004 2002, 03, 04

SERIE DOCUMENTAL.

Este nace del como producto de actividades procesadas por personas naturales y jurídicas y son el testimonio que respalda sus actividades y muestran legalidad.

El conjunto de actividades habidas en un archivo, muestra siempre la razón del por qué se creó el documento y a quién fue emitido.

La serie es distinguida por la variabilidad de roles en el mismo que integran una variabilidad de archivos en distintas secciones y subseciones, ejemplo:

Por ejemplo: la Oficina de Tesorería tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones: Ordenes de pago Boletines diarios de caja y bancos Cuentas corrientes Libros de Tesorería Declaraciones tributarias

FOLIACIÓN.

Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental, si existe duplicidad (documentos repetidos), si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo, y si están correctamente ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere del caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

según la información suministrada, todo se encuentra regido bajo el acuerdo 42 de 2002 que continuación verán.

Artículo 4º. de Acuerdo 042 de 2002.

Criterios para la organización de archivos de gestión.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

Parágrafo.

Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

esta información ha sido suministrada según las bibliografías y delito en flagio. 

Bibliografías y fuentes de consulta profesional.

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/51130034_1_VIRTUAL/PDF/CONTENIDO%201.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/files/original/9fb349876eb6f1a2ef6a30b64d84f720.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_42_DE_2002.pdf

Presentado por: Jessica Tatiana Sandoval González
a: Sena Regional Huila.