En desarrollo de las funciones que como ente rector de la política archivística le han sido conferidas, el Archivo General de la Nación de Colombia presenta la Clasificación Documental, con la finalidad de brindar pautas generales que permitan, a las institucionales y administradores de documentos, establecer un sistema de clasificación coherente con los principios archivísticos. Se aborda así un proceso tendiente a lograr la correcta organización de los documentos de archivo.
No hay que olvidar que los documentos, y con ellos la información que contienen, siguen los flujos derivados del procedimiento administrativo y su interpretación ha de ofrecer la organización plasmada en un esquema de clasificación. Esta permite establecer las agrupaciones documentales en torno a las cuales se reúne a documentación producida y conservadas en las instituciones.
Igualmente se facilita la codificación de las series y subseries documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones específicas asignadas a cada dependencia.
Con el fin de facilitar que cada entidad establezca su sistema de clasificación documental, en este texto se desarrollan los fundamentos asados en la aplicación de los principios archivísticos que los rigen. Así mismo, se señalan los pasos metodológicos técnica de los documentos, a partir de la reconstrucción de la estructura orgánica de la entidad.
De otra parte, teniendo en cuenta las estructuras orgánicas y las funciones de las dependencias se señalan las bases para elaborar los Cuadros de Clasificación de acuerdo con la jerarquía de las dependencias productoras de documentos.
Para el desarrollo de la clasificación documental, además de la bibliografía archivística y resultado de experiencias, se consultaron el Estatuto Municipal aprobado mediante Decreto No 2626/94 que expide la complicación de disposiciones constitucionales y legales vigentes para la organización y funcionamiento de los municipios, el Acuerdo 026/99 por medio del cual se reorganiza y determina la Estructura administrativa central y descentralizada del municipio de Cota, así como la estructura organizacional y Manuales de funciones por cargo del municipio de Santa Fé de Antioquia.
Esta Clasificación Documental fue elaborada, en el Archivo General de la Nación, de Colombia por Julia Godoy de Lozano y María Imelda López Avila, profesiones de la entidad.
Presentado por: Dayan Montes
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