LA FOLIACIÓN DOCUMENTAL (6)
Para poder entrar en materia
acerca de este tema debemos saber primero ¿qué es la foliación? Bueno, la
foliación es el acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde el 1
hasta el infinito, siendo una secuencia que agrupa documentos que no puede ser
separadas según su trámite.
La foliación tiene gran
importancia en la organización de archivos ya nos permite ver la cantidad de
folios, la calidad de los folios haciendo referencia a su conservación, ayudándonos
a la ubicación eficaz de un documento.
Para la foliación de un documento
debe ser antes previamente clasificada, organizada, la documentación que va a
ser objeto de foliación debe esta depurado, se debe foliar cada uno de los
documentos de la secuencia.
La foliación debe efectuarse
utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, otra alternativa menos
usual es un esfero de tinta negra no soluble. No se debe foliar con lápiz de
color roja ya que esta no se captura por maquina reprográficas.
Su procedimiento es enumerar de
forma consecutiva, sin abstenerse de algún numero ni repetir alguno, no se
puede suplementar los numero por letras, se debe ubicar en la esquina superior
del documento en el mismo sentido del texto del documento, su número debe ser
legible y sin enmendadura, se debe tener en cuenta los espacios ya que no se
puede alterar los membretes del documento o sellos del mismo. No se debe
enumerar con trazo fuerte ya que causa un daño irreversible al soporte papel,
no se debe foliar las pastas ni las hojas- guarda en blanco.
Los mapas, dibujos, planos, etc,
que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde,
los anexos impresos (folletos, revistas, boletines) se enumeran como un solo
folio, en notas del instrumento en el área de control o de consulta se deja
constancia del título, año, y número total de páginas. Cuando se encuentran con
varios documentos de formato pequeños
adheridos a una hoja, a esta se le escriba su número de folio y en notas
del instrumento en el área de control o de consulta se deja constancia y la
característica del documento foliado.
Las fotografías cuando están
sueltas se foliarán en la cara de vuelta con lápiz de tinta negra tipo HB o B.
asignándole un número a cada uno de ellas. Las radiografías, diapositiva,
negativos o algún soporte similar a estos deben colocarse en un sobre de
protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el soporte para
evitar marcas se deja constancia en notas del instrumento en el área de control
o de consulta sobre: cantidad, tamaño, color, titulo, asunto, fecha, y otros
datos que se consideren necesarios.
En caso de unidades de
conservación libros de contabilidad entre otros, ya que viene empastados, foliados
o enumerados de fábrica, no es necesarios refoliar a mano, pero debe registrase
en notas del instrumento en el área de control o de consulta la cantidad de
folios o páginas que tiene.
Si existen errores en la foliación
esta se anulará en una línea oblicua, evitando tachones o enmendaduras, no se
deben foliar documentos distintos al soporte papel, pero si dejar constancia de
su existencia.
Fuente Bibliográfica http://es.slideshare.net/NanaQuiiroga/foliacin-documentacin-y-archivo
Presentado por Luz Vanesa Escobar
Caicedo
CLASES DE TRANSFERENCIAS (9)
Archivo de Gestión o de Oficina:
en este archivo están todos los documentos producidos por la gestión administrativa,
el tiempo de permanecía depende según el trámite y las normas indicadas, su transferencia
debe ir acompañado de un inventario.
Archivo Central o de Intermedio:
en este archivo son remitidos los documentos de archivos cuya consulta no es
muy constante, estos documentos estarán semiactivos.
Archivo Historio o Permanente: en
este archiva son remitidos los documentos permanentes, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Existen algunos requisitos para
la trasferencia de documentos debe de existir un Comité de Archivo en la
entidad, debe haber las Tablas de Retención, entre otras.
A continuación, miraremos la preparación
física de la documentación:
Limpieza de la Documentación: el
personal de esta limpieza debe contar con los utensilios necesarios para esta función
como lo es overoles, gorra, guantes... debe limpiarse la parte extrema de los
libros con una brocha con cerdas suaves, para la parte interna de los libros
una bayetilla entre otras.
Eliminación de Material Metálico:
eliminación de clips, ganchos, legajadores entre otros, sin ocasionar deterioro
físico para el soporte papel.
Identificación del Material
Afectado por Biodeterioro: si ahí materia afectados por hongos e insectos se
debe separar de los documentos no contaminados, dándole una buena ambientación a
ese material afectado para su recuperación.
Fuente Bibliograficas http://es.slideshare.net/sandritasophia/transferencias-documentales-37069207
Presentado por Luz Vanesa Escobar
Caicedo
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