Ordenación documental es un conjunto de sistemas creados con el
objetivo de manejar ordenadamente y fácilmente de identificar la clasificación
del archivo de una organización o entes de determinadas cualidades. Esto
relaciona toda la información que pasa en manos de las empresas y también por
políticas empresariales, se anexan datos tributarios que defienden participaciones de las compañías.
Para entender en breve esto, es un sistema
que administra el archivo general de una compañía o ente económico no únicamente
público sino también privados y de economía mixta.
El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente
las labores, en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en
instituciones públicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo,
estudiantes e interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas
de ordenación documental más de acuerdo con las características propias de las
series documentales.
La ordenación documental,
mantiene una relación constante y directa con el proceso de clasificación que
antecede con el proceso de descripción que le precede.
El tema se aborda a través
de un capítulo importante "Los Procesos de Organización Documental"
que permite ubicar al lector en su propia realidad, la utilización de términos
para las diferentes labores de la organización archivistica guiada por la
costumbre, para concluir mostrando los límites de cada uno de los procesos
archivisticos y por ende el punto de partida de la Organización.
Los procesos son tres e
influyen en todas las áreas del archivo de un ente:
Organización: es
el proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un
fondo.
Clasificación: Actividad
archivística que consiste en selección por categorías o grupos que identifican la
estructura dinámica y de importancia en el conjunto de archivos. Es el primer
paso del proceso de organización
Este proceso comienza determinando
la agrupación documental más grande y finaliza determinando las más pequeñas.
Esta no determina como deben arreglarse los documentos dentro de cada
agrupación documental, únicamente dice cual es cada grupo y dice a qué grupo
pertenece cada archivo.
Ordenación: Operación
archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o
grupos definidos en la clasificación.
Ésta comienza después que
finaliza el proceso de clasificación, aplica este proceso a los grupos
clasificados y puede estar desordenado internamente pero se pueden identificar
claramente.
Es el proceso mediante el
cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la
ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir,
es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según
un criterio predeterminado. Sin embargo, la ordenación no solo es una
disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la
gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la
dinámica administrativa.
Principio
de Orden Original.
Los documentos no se
producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto
en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Para que se
produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a
varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares. De todas maneras,
los documentos se producen uno después de otro.
Los archivos se construyen
durante el transcurso de la vida en las empresas o personas y el tiempo es
prudencial y comprensible, también hay que buscar recurrentemente las fuentes y
de ciertos archivos se producen otros o no.
Principio
de la Prudencia.
Permite identificar los emisores
de documentos y con qué objetivo lo hace, del principio del orden original se
siguen unos pasos para la creación para la creación de documentos y dice con
cual comienza y con qué documento se finaliza.
Los
Manuales de Procedimientos: Es una herramienta que
describe en pasos correctamente la manera de realizar dicha labor. Este transforma
la labor y se hace más eficiente; el proceso de ordenación es un manual de
procedimientos que guían para tener un mejor orden en los documentos.
Por políticas empresariales,
se toman diferentes formas el sistema de operación en una empresa o de personas
con archivos personales amplios: son tres: numéricos, alfabéticos y mixtos (alfanuméricos).
Numéricos.
Ordinal: Este
sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer
los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la
numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios
de servicios públicos.
Cronológico:
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en
forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al
final el día.
Las unidades documentales
simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de
Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
2002, 02, 28
2002, 03, 01
2002, 03, 02
2002, 03, 03
Alfabéticos.
Onomástico: La
ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas
por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias
Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es
ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto
y facilita la consulta.
En este sistema se debe
tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el
nombre al final. Por ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrés
CASCANTE PEREZ, José
CHAPARRO MEJIA, María
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
Toponímico (o
alfabético-geográfico): Se ordena la serie documental
alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse
en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.
Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a
las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenará por
nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los
expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del
Interior y de Justicia a las
Gobernaciones.
Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Cesar
Guajira
Putumayo
Valle del Cauca.
Temático:Se
ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su
contenido. Por ejemplo:
Estadísticas
Informes
Informes a organismos de
control
Informes de gestión
Informes estadísticos
Órdenes de Pago
Ordenación
mixta.
Alfanumérico
Se ordena la serie
documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este
sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre
estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya
ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del
contratista, así:
2000 MARTINEZ DURAN, Jorge
2001 MONROY LOPEZ, Susana
2001 TORRES GODOY, Guillermo
También se puede ordenar de
forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre).
Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y
tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado
de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios,
como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de alumnos.
12423345 ALVARADO PÉREZ,
Norberto
24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan
24345678 ACOSTA ROJAS, Luis
Mario
41234098 LARA ROA, Flor Alba
Ordinal Cronológico: Aplica
este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades
documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones,
Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de
la unidad documental y después por el cronológico, así:
0001 2002, 01, 31
0002 2002, 01, 31
0003 2002, 02, 02
0004 2002, 03, 04
Este nace del como producto
de actividades procesadas por personas naturales y jurídicas y son el
testimonio que respalda sus actividades y muestran legalidad.
El conjunto de actividades
habidas en un archivo, muestra siempre la razón del por qué se creó el
documento y a quién fue emitido.
La serie es distinguida por
la variabilidad de roles en el mismo que integran una variabilidad de archivos
en distintas secciones y subseciones, ejemplo:
Por ejemplo: la Oficina de
Tesorería tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones: Ordenes
de pago Boletines diarios de caja y bancos Cuentas corrientes Libros de
Tesorería Declaraciones tributarias
Las series constituyen
agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden
a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o
técnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de
las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se
procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a
todos los folios escritos de cada unidad de conservación. Dicho procedimiento
debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie
documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas.
Sin embargo, debe tenerse en
cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual consiste
en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales
de la respectiva serie documental, si existe duplicidad (documentos repetidos),
si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo,
y si están correctamente ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si
fuere del caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que
no sean constitutivos de la serie.
según la información suministrada, todo se encuentra regido bajo el acuerdo 42 de 2002 que continuación verán.
Artículo
4º. de Acuerdo 042 de 2002.
Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización de los
archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención documental
debidamente aprobada.
2. La apertura e
identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes
a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de
los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo
de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará
al final de la misma,
4. Los tipos documentales
que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás
unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma
que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo,
sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias
primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de
retención documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá
la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del
archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el
Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen
para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se
trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que
le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y
fechas extremas de los mismos.
Parágrafo.
Los documentos de apoyo no se
consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo
tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
